Реестр материалов связывает передаваемые файлы с исходниками и решениями, на которых они основаны. Он нужен, когда папка не отвечает на вопросы «В каких экспортах осталось старое предложение?» или «Где использовали этот скриншот?». Обычной таблицы достаточно, если у каждой версии файла есть постоянная запись и явно указаны зависимости.
Храните бриф и утверждённый текст отдельно от реестра
Для аудитории и объёма работ ссылайтесь на бриф, для точных формулировок — на версионируемую таблицу текстов, для разрешения — на запись согласования. Реестр отвечает за идентификацию файла, зависимости, расположение и связь с передачей.
Ссылайтесь на версию текста или ID строки, а не только на название изменяемого документа. Если предложение перешло из версии C03 в C04, нужно найти файлы, которые всё ещё используют C03. Замена старого текста новым в той же ячейке уничтожит это различие.
Выберите поля для рабочих вопросов
Начните с таких столбцов:
- ID и тип записи: Уникальный ID этой версии; исходник, редактируемый макет или финальный экспорт.
- Файл или ссылка на версию: Точное расположение и имя файла по вашему правилу именования.
- Зависимости: ID прямых входных материалов, например исходного изображения, версии макета или текста. Включайте материал, если при его изменении потребуется снова найти этот файл.
- Параметры результата: Концепция, размещение, фактические размеры в пикселях и локаль.
- Согласование и статус выпуска: Ссылка на решение по этой версии; ожидает согласования, разрешено к выпуску или заменено.
- Использование и передача: Планируемый канал или территория, получатель и партия передачи. Добавьте ссылку на место назначения, если оно различается между результатами.
В маленьком пакете можно убрать поля, которые ничего не различают. Зависимости сохраняйте, даже когда они общие у нескольких экспортов: ради этих связей реестр и существует.
Проследите путь от исходника до финального экспорта
Ниже условная цепочка зависимостей. В вашем реестре каждый ID должен вести к сохранённой версии файла или документа:
| ID | Запись | Зависит от |
|---|---|---|
| S01 | Исходная фотография продукта | — |
| C03 | Английский текст предложения, версия 3 | — |
| L04 | Английский макет для ленты, версия 4 | S01, C03 |
| E07 | PNG для ленты, экспортированный из L04 | L04 |
| L05 | Английский макет сторис, версия 2 | S01, C03 |
| E08 | Видео для сторис, экспортированное из L05 | L05 |
Чтобы заменить C03, найдите зависящие от неё макеты: L04 и L05. Затем найдите их финальные экспорты: E07 и E08. Проверьте в этих записях получателей и текущее использование. Для зависимости от S01 путь такой же. В таблице используйте последовательные фильтры; один столбец исходников не найдёт косвенно зависимые файлы автоматически.
Зарегистрируйте заменяющие текст, макеты и экспорты как новые версии с новыми ID. Отметьте старые записи передачи как заменённые и свяжите с новыми. Сохраните прежние строки, чтобы можно было установить состав прошлой партии.
Для сгенерированных материалов добавьте ссылку на сохранённый запрос или запись задания со входными данными и настройками генерации, нужными для получения или доработки результата. Эта производственная запись описана в руководстве по интеграции API.
Привяжите согласование к версии и её использованию
Добавьте ссылку на решение, разрешающее конкретный экспорт и его планируемое использование. Синхронизируйте с этим решением статус выпуска; ячейки cleared без ссылки на согласование недостаточно.
Замена начинает с ожидания согласования, даже если родительский макет был утверждён. Если изменился только кроп, запросите проверку затронутого макета. Если изменилось предложение, привлеките ответственного за него. Процесс согласования определяет само решение, а реестр указывает, где его найти.
Определите, кто обновляет реестр на каждом этапе
Исполнитель добавляет запись при создании версии. Ответственный за выпуск вносит ссылку на согласование до передачи. Получатель фиксирует переданную партию и при необходимости — ID объявления или размещения на платформе после загрузки. Все три задачи может выполнять один человек.
Проверьте реестр на реальном изменении входного материала: проследите его до всех затронутых экспортов, затем установите, кто получил эти файлы. Возьмите и один посторонний экспорт и подтвердите, почему он не затронут. Если цепочка обрывается на изменяемом рабочем файле или безымянной версии текста, заполните пробел до того, как полагаться на реестр при отзыве или замене материалов.
